Die fünfte Invitario-Eventstudie zeigt, wie Unternehmen im deutschsprachigen Raum auf steigenden Kostendruck, veränderte Eventbudgets und neue Anforderungen an Business-Events reagieren. Gleichzeitig bleibt die Bedeutung von Veranstaltungen hoch.
Business-Events bleiben für Unternehmen im deutschsprachigen Raum ein wichtiges Kommunikationsinstrument. Gleichzeitig setzt die angespannte Wirtschaftslage die Event-Abteilungen zunehmend unter Druck. Das zeigt die fünfte Invitario-Eventstudie, für die 171 Event-Manager befragt wurden. Drei von zehn Befragten müssen 2026 mit einem niedrigeren Eventbudget auskommen, bei sechs von zehn stagnieren die Mittel – trotz steigender Kosten.
„Business-Events bleiben für Unternehmen das zentrale Kommunikationsinstrument. Sie werden aber genauer bewertet: Event-Teams müssen ihre Arbeit stärker mit klaren Zielen, belastbaren Kennzahlen und effizientem Ressourceneinsatz begründen”, fasst Invitario-Co-Founder Stefan Grossek die Ergebnisse zusammen. „Genau dafür liefert die Invitario-Eventstudie 2026 aktuelle Benchmarks aus der Praxis.”
Wirtschaftlicher Druck erreicht Event-Abteilungen
Der Kostendruck wirkt sich auch auf die tägliche Arbeit aus. Jeder Zweite der Befragten nimmt einen höheren Druck wahr, Nutzen, Aufwand und Ressourcen für Business-Events zu rechtfertigen. Gleichzeitig ist bei der Hälfte der Event-Manager die persönliche Arbeitsbelastung innerhalb der vergangenen zwölf Monate gestiegen.
Auch die Zahl der Veranstaltungen geht zurück. Seit 2024 ist der Median von 20 auf 15 Business-Events pro Unternehmen und Jahr gesunken. 14 Prozent der Befragten planen 2026 weniger Veranstaltungen – nahezu doppelt so viele wie 2024, als der Anteil bei acht Prozent lag.
Auch bei der Veranstaltungsdauer wird gespart: Bei einem Drittel der Befragten sind mehrtägige Veranstaltungen inzwischen kürzer. Als Gründe werden vor allem Budget- und Kostenvorgaben, aber auch Zeitmangel auf Teilnehmerseite genannt.
Präsenz und Networking bleiben gefragt
Trotz des Kostendrucks dominieren Präsenzveranstaltungen weiterhin die Event-Portfolios. Ein Drittel der Befragten plant sogar mehr Präsenzveranstaltungen als im Vorjahr. Gleichzeitig entwickeln sich virtuelle und hybride Formate weiter rückläufig.
International zeichnet sich allerdings eine Rückkehr zu virtuellen Events ab, die vor allem mit Kostengründen begründet wird. Ob sich diese Entwicklung zeitversetzt auch im deutschsprachigen Raum durchsetzt, bleibt abzuwarten.
Zu den meistgenutzten Formaten gehören Networking-Events sowie Veranstaltungen für Mitarbeiter, etwa Teambuildings und Incentives. Beide Formate werden von jeweils 53 Prozent der Befragten eingesetzt. Networking ist für zwei Drittel zudem weiterhin das wichtigste Ziel von Business-Events. Im Mittelpunkt steht dabei insbesondere die Pflege von Beziehungen zu bestehenden Kunden – der mit Abstand wichtigsten Zielgruppe.
KI ist angekommen, aber Regeln fehlen
Auch künstliche Intelligenz hat inzwischen Einzug in die Event-Arbeit gehalten. Gleichzeitig zeigt die Studie Lücken bei Wissen und internen Vorgaben. Drei von zehn Event-Managern schätzen ihr eigenes KI-Wissen als niedrig ein. 55 Prozent setzen KI bislang nur vereinzelt ein. Lediglich zehn Prozent nutzen sie in allen Prozessen, in denen ein Einsatz sinnvoll wäre.
Bei 16 Prozent fehlen zudem klare interne Vorgaben für die Nutzung von KI. Zwölf Prozent setzen KI für die Eventplanung über private Accounts ein, drei Prozent sogar trotz eines internen Verbots.
„Die KI-Nutzung ist vielerorts schneller gewachsen als die internen Regeln dafür”, erklärt Elisabeth Sonnleitner, Projektleiterin der Invitario-Eventstudie 2026. „Wenn klare Vorgaben fehlen oder private Accounts beruflich genutzt werden, zeigt das, dass Unternehmen beim professionellen und sicheren Umgang mit KI noch aufholen müssen.”
Business-Events bleiben relevant
Trotz der wirtschaftlichen Herausforderungen verliert die Veranstaltungsbranche aus Sicht der Befragten nicht an Bedeutung. Zwar rechnen 50 Prozent der Event-Manager mit negativen Auswirkungen der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung auf ihr Unternehmen im kommenden Jahr. Gleichzeitig gehen 87 Prozent davon aus, dass die Relevanz von Business-Events gleichbleibt oder sogar steigt.
Für 2027 zeichnet sich dabei ein klarer Fokus auf Effizienz und Digitalisierung ab. 40 Prozent wollen sich stärker mit der Effizienzsteigerung und Automatisierung von Prozessen beschäftigen. 35 Prozent sehen die Verbesserung der User Experience als Schwerpunkt, 33 Prozent wollen verstärkt auf künstliche Intelligenz setzen. Der KI-Einsatz verzeichnet damit den stärksten Zuwachs gegenüber dem Vorjahr: Der Anteil steigt um sieben Prozentpunkte.
Die vollständige Invitario-Eventstudie 2026 mit weiteren Ergebnissen und Benchmarks steht ab sofort kostenlos zum Download zur Verfügung.
Quelle: Messe & Event Magazin
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